Política de Privacidad y Protección de Datos

RESUMEN

NUERNBERMESSE BRASIL – FEIRAS E CONGRESSOS LTDA., inscrita en el CNPJ/MF bajo el nº 00.627.805/0001-60 («Sociedad» o «NMB»), tiene el compromiso con la seguridad, privacidad y confidencialidad de los Datos Personales de sus colaboradores, clientes, proveedores y todos sus stakeholders. Además, NMB valora la protección de los Datos Personales de los visitantes en su sitio web y eventos.

Al reconocer y respetar el legítimo Tratamiento de los Datos Personales, de acuerdo con la legislación vigente y demás normas aplicables, la Sociedad desarrolló la presente Política de Privacidad y Protección de Datos (en adelante, la «Política»), que deberá ser observada por todos los colaboradores, contratados y socios.

La Sociedad se compromete a tomar todas las medidas para preservar la privacidad y garantizar la protección de los Datos Personales de cada titular; y, en caso de recopilación, procesamiento y utilización de Datos Personales, observar toda la legislación aplicable. NMB se compromete, además, a adoptar medidas técnicas y administrativas aptas para proteger los datos personales de accesos no autorizados o ilícitos, destrucción, pérdida, alteración, comunicación o divulgación, así como para prevenir la ocurrencia de daños en virtud del tratamiento de datos personales.

Solo los empleados autorizados pueden tener acceso a la base de datos de la Sociedad. El acceso a información personal es restringido y asegurado por buenas prácticas y estrictas normas de cumplimiento. La Sociedad se compromete a no vender, alquilar o transferir su información a terceros sin el consentimiento previo de su titular.

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1. INTRODUCCIÓN

Leyes y Reglamentos aplicables: Esta Política se rige por los parámetros definidos por la Ley General de Protección de Datos, nº 13.709/2018 (en adelante la «LGPD»), en consonancia con los preceptos legales de la Constitución de la República Federativa de Brasil, en su artículo 5º, inciso LXXII; de la Ley de Habeas Data (en adelante «Habeas Data»), nº 9.507/1997; y, finalmente, del Marco Civil de Internet, ley nº 12.965/2014 (en adelante y en conjunto designados «Reglamentos Aplicables»).

Ámbito de aplicación: Esta Política se aplica a los Datos Personales gestionados por la Sociedad y que están sujetos a operaciones de Tratamiento de Datos Personales.

Objeto: El objetivo de esta Política es demostrar el cumplimiento de los deberes previstos por la LGPD, así como regular los procedimientos de Tratamiento de Datos Personales, incluyendo la recopilación, el acceso, la retención y eliminación de dichos datos por parte de la Sociedad.

1.1. DEFINICIONES:

Para los fines de esta Política de Privacidad, conforme a la LGPD, se entiende por:

ANPD: Autoridad Nacional de Protección de Datos de nivel federal responsable de la fiscalización, penalización y regulación de temas relacionados con la protección de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales sujetos a Tratamiento.

Controlador(a) del Tratamiento de Datos Personales: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí o en asociación con terceros, decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales y la Base de Datos (en adelante, el/la «Controlador(a)»).

Consentimiento o Autorización: Manifestación libre, informada e inequívoca mediante la cual el titular acepta el tratamiento de sus Datos Personales para una finalidad determinada.

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda estar asociada a una o más personas físicas específicas o identificables. Algunos ejemplos de Datos Personales son: nombre, documento de identidad, dirección, correo electrónico, teléfono, estado civil, datos de salud, huella digital, salario, bienes, entre otros.

Encargado(a) del Tratamiento de Datos Personales: Persona física o jurídica designada por el/la Controlador(a) (en adelante, el/la «Encargado(a)») para actuar como canal de comunicación entre la Sociedad, los titulares de los Datos y la Autoridad Nacional de Protección de Datos (en adelante, la «ANPD»).

Operador(a) del Tratamiento de Datos Personales: Persona física o jurídica, pública o privada, que por sí o en asociación con terceros, realiza el Tratamiento de los Datos Personales en nombre del/la Controlador(a) (en adelante, el/la «Operador(a)»).

Reclamación: Solicitud del Titular de Datos Personales o de personas por él o por la Ley autorizadas para corregir, actualizar o eliminar sus Datos Personales o revocar la autorización en los casos previstos por la Ley.

Titular de Datos Personales: Persona física cuyos Datos Personales están sujetos a Tratamiento de Datos Personales (en adelante, el «Titular»).

Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos, de naturaleza automatizada o no automatizada, sobre Datos Personales, como recopilación, acceso, almacenamiento, registro, conservación, utilización, circulación, modificación o eliminación, entre otros (en adelante, «Tratamiento»).

1.2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La Sociedad aplicará los principios mencionados a continuación, los cuales deben orientar e inspirar el Tratamiento de Datos Personales.

Finalidad: Los Datos Personales recopilados deben ser utilizados para una finalidad lícita, legítima, específica y explícita, que debe ser informada previamente al Titular, de forma clara y suficiente (artículo 6º, inciso I de la LGPD).

Adecuación: Tratamiento de Datos Personales compatible con la finalidad informada al Titular (artículo 6º, inciso II de la LGPD).

Necesidad: Limitación del tratamiento al mínimo necesario para la realización de sus finalidades, con alcance de los datos pertinentes, proporcionales y no excesivos en relación con las finalidades del tratamiento de datos (artículo 6º, inciso III de la LGPD).

Libre Acceso: Tratamiento de los Datos Personales solo puede ser realizado por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley (artículo 6º, inciso IV de la LGPD).

Calidad: Garantía, al Titular, de exactitud, claridad, relevancia y actualización de los datos, de acuerdo con la necesidad y para el cumplimiento de la finalidad de su tratamiento (artículo 6º, inciso V de la LGPD).

Transparencia: Garantía, a los Titulares, de información clara, precisa y fácilmente accesible sobre la realización del tratamiento y los respectivos agentes de tratamiento, observados los secretos comercial e industrial (artículo 6º, inciso VI de la LGPD).

Seguridad: Utilización de medidas técnicas y administrativas aptas para proteger los datos personales de accesos no autorizados y de situaciones accidentales o ilícitas de destrucción, pérdida, alteración, comunicación o difusión (artículo 6º, inciso VII de la LGPD).

Prevención: Adopción de medidas para prevenir la ocurrencia de daños en virtud del Tratamiento de Datos Personales (artículo 6º, inciso VIII de la LGPD).

No discriminación: Imposibilidad de realización del tratamiento para fines discriminatorios ilícitos o abusivos (artículo 6º, inciso IX de la LGPD).

Responsabilidad y Rendición de Cuentas: Demostración, por parte del agente, de la adopción de medidas eficaces y capaces de comprobar la observancia y el cumplimiento de las normas de protección de Datos Personales y, inclusive, de la eficacia de dichas medidas (artículo 6º, inciso X de la LGPD).

2. DERECHOS Y DEBERES

Derechos del Titular: De acuerdo con el artículo 18 de la LGPD y demás disposiciones de los Reglamentos Aplicables en materia de protección de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

• Obtención de confirmación acerca de la existencia de tratamiento;
• Acceso gratuito a sus Datos Personales que han sido objeto de Tratamiento, con base en el art. 9º y en el inciso I del art. 18 de la LGPD;
• Rectificación de Datos Personales incompletos, inexactos o desactualizados;
• Anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios, excesivos o tratados en desconformidad con lo dispuesto en la LGPD;
• Portabilidad de los Datos Personales a otro proveedor de servicio o producto, mediante solicitud expresa, de acuerdo con la regulación de la ANPD, observados los secretos comercial e industrial;
• Eliminación de los Datos Personales tratados con el consentimiento del titular, excepto en los casos previstos en el art. 16 de la LGPD;
• Información de las entidades públicas y privadas con las cuales el Controlador realizó uso compartido de Datos Personales;
• Información sobre la posibilidad de no proporcionar consentimiento y sobre las consecuencias de dicha negativa.

Formulario de Solicitud de Derechos: La Sociedad cuenta con profesionales capacitados para atender sus dudas y solicitudes y para ejercer sus Derechos. Usted podrá completar nuestro Formulario de Solicitud de Derechos («Formulario»). Es importante destacar que padres, madres o responsables legales podrán ejercer los derechos en nombre de niños o adolescentes, conforme a la legislación aplicable.

Análisis del Formulario de Solicitud de Derechos: Cuando recibamos su solicitud, nuestro equipo de privacidad la analizará y podrá responderle de dos maneras, determinando que: (i) su pedido es lícito y legítimo, debiendo, por lo tanto, ser atendido; o (ii) su pedido ha sido denegado y, por determinadas razones, no podrá ser atendido. No se preocupe, pues incluso en caso de negativa le informaremos los motivos por los cuales su solicitud no fue aprobada. Todas nuestras respuestas serán enviadas siempre por el mismo medio por el cual nos contactó, ya sea correo electrónico o correspondencia.

• Tal vez sea necesario solicitarle información específica para confirmar su identidad y garantizar que pueda ejercer sus Derechos. Esta es una medida de seguridad para asegurar que los Datos no sean divulgados a cualquier persona que no tenga legitimidad para recibirlos. Esta medida es necesaria considerando, sobre todo, nuestra preocupación por la información que tratamos de niños y adolescentes;
• Si su solicitud es aceptada, haremos lo posible para contactar a nuestros proveedores y socios comerciales que puedan tener acceso a sus Datos Personales para garantizar, de igual forma, la rectificación, eliminación o cualquier otro derecho;
• La Sociedad podrá almacenar y mantener, en forma de registro, un historial de las solicitudes de Derechos para que podamos, si es necesario, presentarlo a las autoridades competentes como prueba de que las respuestas fueron realizadas en tiempo hábil y de la manera adecuada.

Plazo para Respuesta: Recibida su solicitud, nuestro equipo le responderá dentro de un plazo de hasta 15 (quince) días. Si fueran necesarios esclarecimientos o más información sobre su solicitud, podemos enviarle algunas preguntas para que podamos responder a su solicitud de manera satisfactoria, por lo que los plazos quedarán suspendidos a partir del envío de nuestras preguntas hasta la recepción de su respuesta.

No atención de la Solicitud: En caso de no atender una determinada solicitud, la Sociedad se compromete a esclarecer los motivos que nos llevaron a la eventual negativa de su pedido, incluyendo:

• preservación del secreto comercial y propiedad intelectual de la Sociedad;
• violación de derechos y libertades de terceros;
• información anonimizada que, por lo tanto, no son Datos Personales;
• obstrucción a la ley y justicia;
• los intereses legítimos de la Sociedad;
• solicitudes repetitivas, reiteradas o excesivas.

Deberes de la Sociedad: La Sociedad, como Controladora, está obligada a cumplir los siguientes deberes:

• Solicitar y guardar copia de la autorización concedida por el Titular;
• Mantener los Datos Personales en las condiciones de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información referente a los Datos Personales proporcionada al(los) Operador(es) es veraz, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible, rectificándola cuando esté incorrecta y comunicando lo pertinente al(los) Operador(es);
• Actualizar la información, comunicando en tiempo hábil al(los) Operador(es) sobre las modificaciones en los Datos Personales proporcionados anteriormente, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información que se le proporciona se mantenga actualizada;
• Proporcionar al(los) Operador(es) solo los Datos Personales necesarios para el cumplimiento de su finalidad;
• Exigir que el(los) Operador(es), en todo momento, respete las condiciones de seguridad y privacidad en el Tratamiento de los Datos del Titular;
• Procesar consultas y reclamaciones realizadas por los Titulares y responderlas en tiempo hábil conforme a los Reglamentos Aplicables;
• Informar a la ANPD y al Titular sobre la ocurrencia de incidentes de seguridad derivados de Tratamiento irregular de Datos Personales;
• Mantener registro de todas las operaciones de Tratamiento de Datos Personales, conteniendo el respectivo fundamento legal para dicho Tratamiento específico.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Autorización para el Tratamiento de Datos Personales: Documento físico, electrónico o en cualquier formato que se presente para conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recopilación de Datos, siendo el medio por el cual se comunican todos los contenidos de esta Política, en particular, sobre el proceso de Tratamiento de los Datos Personales que serán recopilados, las formas de conocerlos y, en general, las finalidades para las cuales fueron obtenidos.

Tratamiento de Datos Personales: Los Datos Personales gestionados por la Sociedad serán recopilados, utilizados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos para los siguientes fines o propósitos:

En relación con los Datos Personales de nuestros clientes:

• Para proporcionar los servicios y productos necesarios y deseados;
• Informar sobre nuevos productos o servicios que estén o no relacionados con los contratados o adquiridos por el Titular, ofreciéndole siempre las opciones de opt-in y opt-out y buscando compatibilidad con el perfil de consumo del Titular;
• Cumplir con las obligaciones contractuales contraídas con el Titular;
• Reportar cambios en productos o servicios, con fines de transparencia;
• Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para uso interno y mejora de los productos y servicios ofrecidos;
• Permitir la participación de los Titulares en acciones de marketing y promoción (incluyendo participación en concursos, rifas y sorteos), y su realización en redes sociales;
• Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;
• Enviar por medios físicos, electrónicos, celulares o dispositivos móviles, mediante mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre productos y/o servicios, eventos y/o promociones de naturaleza comercial o no comercial, con el objetivo de promover, invitar, ejecutar, informar y, en general, realizar campañas, promociones o concursos de naturaleza comercial o publicitaria – nuevamente, siempre proporcionando las opciones de opt-in y opt-out y siendo dicha comunicación personalizada según el perfil de consumo del Titular;
• Compartir, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros estrictamente para fines relacionados con la operación de las actividades de la Sociedad, tanto en términos de funcionamiento interno como de sus actividades principales;
• Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de relaciones comerciales y estudios de mercado en todos los niveles;
• Realizar encuestas y sondeos generales opcionales para evaluar un bien o servicio;
• Realizar procesos de auditoría interna o externa típicos de la actividad comercial que desarrolla la Sociedad;
• Permitir que Sociedades vinculadas a la Sociedad, con las cuales haya celebrado contratos comprometidos con la seguridad y el Tratamiento adecuado de los Datos Personales procesados, contacten al Titular con el objetivo de ofrecer bienes o servicios de interés – posibilidad que estará debidamente contenida en el Aviso de Privacidad y en los instrumentos contractuales con los clientes;
• Controlar el acceso a las oficinas e instalaciones de la Sociedad, incluyendo la implementación de áreas monitoreadas por cámaras de video, por motivos de seguridad;
• Responder a dudas, solicitudes y reclamaciones realizadas por los Titulares y órganos reguladores y de control, como la ANPD, así como transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que, por fuerza de la legislación aplicable, deben recibir los Datos Personales;
• Transferir la información recopilada a las diferentes áreas de la Sociedad y de sus Sociedades vinculadas en Brasil y en el exterior, cuando sea necesario para el desarrollo de sus operaciones – siempre que, conforme al inciso II del art. 33 de la LGPD, se exprese dicha previsión mediante cláusulas contractuales específicas o estándar, normas corporativas a nivel global o, incluso, certificaciones, demostrando el cumplimiento de los principios y derechos introducidos por la LGPD;
• Utilizar los diversos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenido y formato;
• Registrar sus Datos Personales en los sistemas internos de información de la Sociedad y en sus bases de Datos comerciales y operacionales;
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las descritas anteriormente que sea necesaria para el desarrollo del objeto social de la Sociedad, debidamente registrado en el Contrato Social.

En relación con los Datos Personales de nuestros empleados y proveedores:

• Gestionar y operar, directamente o por medio de terceros, los procesos de selección y contratación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
• Desarrollar las actividades de gestión de recursos humanos de la operación, tales como nómina, afiliaciones a entidades del régimen general de seguridad social, actividades de salud y seguridad ocupacional, ejercicio del poder sancionador del empleador, entre otras;
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o de su terminación, y demás beneficios sociales que sean aplicables conforme a la legislación aplicable;
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguro de vida, gastos médicos, entre otros;
• Notificar a los contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o durante su desarrollo;
• Coordinar el desarrollo profesional de los colaboradores, el acceso de los colaboradores a los recursos informáticos de la Sociedad y asistir en su utilización;
• Planificar las actividades comerciales;
• Controlar el acceso a las oficinas de la Sociedad y establecer medidas de seguridad;
• Transferir la información recopilada a las diversas áreas de la Sociedad y de sus Sociedades vinculadas en Brasil y en el exterior, cuando sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de la nómina (cobranza de cartera y cobranza administrativa, tesorería, contabilidad, entre otros), observando lo dispuesto en el art. 33, inciso II de la LGPD;
• Registrar contratistas y proveedores en los sistemas de la Sociedad y procesar sus pagos;
• Conducir capacitaciones;
• Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de la Sociedad y en sus bases de Datos comerciales y operacionales;
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las descritas anteriormente que sea necesaria para el desarrollo del objeto social de la Sociedad.

Transferencia de Datos a Operador. Cuando la Sociedad desee enviar o transmitir Datos a uno o más Operadores ubicados en el territorio del País, deberán establecerse cláusulas contractuales o celebrarse un Contrato de Procesamiento de Datos Personales en el que, entre otros, se acuerde lo siguiente, respecto a los alcances y finalidades del Tratamiento:

• Las actividades que el(los) Operador(es) realizará en nombre de la Sociedad;
• Las obligaciones que el(los) Operador(es) debe(n) cumplir en relación con el Titular de los Datos de la Sociedad;
• Deber del(los) Operador(es) de realizar el Tratamiento de los Datos conforme al fin autorizado para el mismo y observando los principios establecidos en los Reglamentos Aplicables y en integración sistemática con el ordenamiento jurídico brasileño, así como con esta Política. La obligación del(los) Operador(es) de proteger adecuadamente los Datos Personales y las Bases de Datos, así como de guardar confidencialidad respecto al Tratamiento de los Datos transmitidos;
• Una descripción de las medidas de seguridad específicas que serán adoptadas tanto por la Sociedad como por el(los) Gestor(es) de Datos en su destino.

Periodo de Validez de la Base de Datos: Los Datos Personales bajo el control de la Sociedad serán mantenidos por el tiempo necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento y/o por el plazo que sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, conforme al artículo 15 de la LGPD.

Periodo de Retención y Eliminación de Datos Personales: La Sociedad cuenta con una política de retención de Datos Personales alineada con la ley aplicable. Los Datos Personales son almacenados solo por el tiempo que sean necesarios para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados, salvo si existe cualquier otra razón para su mantenimiento, como, por ejemplo, el cumplimiento de cualquier obligación legal, regulatoria, contractual, entre otras permitidas conforme a la ley.

Siempre realizamos un análisis técnico para determinar el periodo de retención adecuado para cada tipo de Dato Personal recopilado, considerando su naturaleza, necesidad de recopilación y finalidad para la cual será tratado, así como eventuales necesidades de retención para el cumplimiento de obligaciones o la protección de derechos.

4. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y POLÍTICA DE COOKIES

Análisis web y Fuentes de Proveedor: Con el fin de ofrecer el mejor servicio posible y mejorar continuamente nuestro sitio web para beneficio de nuestros visitantes, utilizamos software de análisis web proporcionado por Google Inc. («Google»), el Google Analytics.

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5. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

La transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no ofrecen niveles adecuados de protección de Datos está prohibida, conforme al artículo 33, inciso I de la LGPD y Resolución CD/ANPD nº 19/2024. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de Datos cuando cumple con los estándares establecidos por la ANPD, que en ningún caso pueden ser inferiores a los exigidos por los Reglamentos Aplicables, en especial por el artículo 34 de la LGPD.

Esta prohibición no se aplica en los casos de:

• Información sobre la cual el Titular ha otorgado su consentimiento expreso e inequívoco para la transferencia, mediante información previa sobre el carácter internacional de la operación, destacada frente a otras finalidades;
• Transferencias bancarias o de acciones, conforme a la legislación aplicable;
• Transferencias estrictamente necesarias para la ejecución del contrato entre el Titular y el(los) Controlador(es) de Datos, o para la ejecución de medidas precontractuales.

CONSIDERACIONES FINALES

• Considerando que la Sociedad realiza negocios a nivel global, nuestros empleados están sujetos a las leyes y regulaciones de diferentes países. Sin embargo, la presente Política de Privacidad tiene aplicación específica en el territorio brasileño y está sujeta a las leyes y regulaciones aplicables y eventual actualización, siguiendo las modificaciones legislativas o en nuestros procesos internos, por lo que recomendamos la lectura de sus términos regularmente;
• Esta Política puede contener errores e imprecisiones y podrá ser actualizada o modificada en el futuro. Por lo